スタッフのタスクマネージメント法:時間管理のトレーニング研修を行う

近年のビジネス環境において、テレワークやチームでの作業は避けることができません。そのような中で管理職の立場にある人やチームリーダーは部下やスタッフの管理の難しさを実感しています。そこで、時間管理のトレーニングを行うことでスタッフを効率よく管理することができ、仕事の成果を上げることが可能です。特に人材育成に関して言えば、以前ほど時間をかけることができなくなってきています。少しでも早く成長を促し、会社に利益を生み出す存在になる必要があるのです。

研修の段階でしっかり教えることは、どんな仕事にどれくらいの時間が必要かを計算できるようになることです。例えば、エクセルで表を作成しますが、作業時間が大きく分かれてきます。最初は20分かかるかもしれませんが、最終的には5分で仕上げられるスキルを身につけてもらう必要があります。しかし、最初の段階として自分の能力でどれくらいのスピードで表を作れるかわからないと1日の仕事の流れが読めなくなってしまうのです。

最近は余分な残業をさせてくれませんから、時間配分が重要になってきます。最初は一つの作業をするごとにストップウォッチで時間を計るといいです。そして、1日の作業を細かく分けて見ます。どれにどれくらいの時間が必要か計算して見ます。優先順位をつけて、どれから先に手をつけるか考えるのです。チームワークが求められる場合は、他の人の進捗状況に合わせる必要があるので、コミュニケーションが必要になるでしょう。チームコラボレーションがしっかりできている必要があります。

作業環境を常に確認することも必要です。自分だけでなく、チームの他の人にも注意を払うのは難しく思えるかもしれませんが、慣れてくると問題ありません。タスクマネージメントを研修の段階からしっかり身につけるようにすることは、大切だと言えます。ビジネスマンの基本スキルとして役に立つからです。優先順位が低いものが出てきますが、そのようなものは結果としてやらなくてもいい作業である場合が多いです。ですから、優先順位を間違えて、どうでもいい仕事に時間やエネルギーを使ってしまうと効率が悪くなります。

そして、1日の中で1番集中できる時間帯に難しい仕事を持ってくることも大事です。逆に単純作業は、食後の少し眠い時に行ってもいいでしょう。このようにタスクマネージメント法をしっかり身につけることで、ビジネスマンとしてさらに成長できるのです。